Automazione dei processi aziendali: contate prima le ore.

Prima di automatizzare qualsiasi cosa, la misuriamo: quante volte succede, quanti minuti costa ogni volta, quanto costa l'errore quando capita. Il conto annuale che ne esce si confronta con il costo di automatizzarla. Se non rientra in due anni, non si fa — e capita spesso su attività che sembrano fastidiose ma succedono di rado.

C'è però un secondo criterio, meno ovvio e a volte più importante del primo: quanto quell'attività dipende da una persona sola. Un controllo che funziona solo finché una certa persona è in azienda è un rischio, anche se costa poche ore. Quelle attività si automatizzano anche quando l'aritmetica da sola non basterebbe.

Il terzo criterio è la stabilità. Automatizzare un processo che state ancora cambiando ogni mese significa rifare il lavoro. Meglio aspettare che si assesti, oppure automatizzarne solo la parte che non cambierà. Anche questo lo diciamo in analisi, e a volte la conclusione è di rimandare.

Il rischio dell'automazione non è che non funzioni: è che funzioni male in silenzio. Un'integrazione che copia gli ordini e ogni tanto ne salta uno è peggio della persona che li ricopiava, perché nessuno se ne accorge finché non chiama il cliente.

Per questo la prima versione gira sempre in parallelo al lavoro manuale, per qualche settimana. Si confronta quello che ha fatto l'automatismo con quello che avrebbe fatto la persona, si trovano le differenze, si sistemano. È tempo apparentemente sprecato ed è quello che distingue un'automazione che resta accesa da una che viene spenta dopo il primo incidente.

Poi ogni automatismo ha un registro di cosa ha fatto e un allarme quando qualcosa non torna. Se un ordine non passa, qualcuno lo sa entro pochi minuti, e sa anche perché. Senza questa parte l'automazione è una scatola nera, e le scatole nere in azienda durano finché non succede il primo problema serio.