Venti mezzi sono già una flotta, e già a venti nessuno sa più a memoria quale ha la revisione a marzo, quale consuma il 20% in più degli altri e quale è costato in officina più di quanto rende. Il software gestione flotta serve a rispondere a queste tre domande ogni mattina, non a fine anno.
Quattro aree che in un autoparco vivono su fogli diversi e in teste diverse.
Anagrafica di ogni veicolo con targa, telaio, allestimento, contratti, assicurazione, bollo e documenti scansionati. Un software gestione flotta veicoli comincia sempre da qui, perché senza anagrafica pulita tutto il resto è finzione.
Revisioni, tachigrafi, assicurazioni, bolli, patenti e CQC degli autisti. La scadenza arriva prima a voi che al controllo stradale, e un mezzo fermo per un documento scaduto è fatturato perso due volte.
Tagliandi a chilometri o a ore, interventi non programmati, ricambi, fornitori e costi imputati alla targa. È il dato che dice quale mezzo va sostituito e quale regge ancora due anni.
Rifornimenti, carte carburante, chilometri percorsi e costo reale per chilometro per mezzo e per autista. Su una flotta di trenta mezzi uno scostamento del 10% è una cifra che si vede in bilancio.
Quasi tutte le aziende con un parco mezzi conoscono il totale annuo di carburante, manutenzioni e assicurazioni. Quel totale non serve a decidere niente, perché non si può agire su un totale. Le decisioni si prendono per targa: questo mezzo rende, questo costa più di quanto vale, questo sta fermo il 60% dei giorni.
Per arrivarci basta imputare ogni costo alla targa e ogni chilometro al mezzo. Non è un progetto complicato, ed è la differenza fra comprare un mezzo nuovo per istinto e sostituire quello sbagliato con un numero alla mano. Nelle aziende che lo fanno, il primo effetto è quasi sempre la dismissione di due o tre mezzi che nessuno avrebbe toccato.
Il secondo effetto riguarda gli autisti e non è un controllo poliziesco: consumi molto diversi sullo stesso percorso e sullo stesso mezzo sono un'informazione su come si guida, e a volte su un problema meccanico che nessuno ha segnalato.
Chi noleggia ha lo stesso impianto più un pezzo in più: il contratto. Un software gestionale autonoleggio deve tenere insieme disponibilità e planning dei mezzi, tariffe a giorno, settimana e mese, franchigie, cauzioni, stato del veicolo con foto in consegna e in rientro, conguagli sui chilometri o sulle ore oltre soglia.
La parte che evita le discussioni è sempre la stessa: lo stato documentato all'uscita e al rientro. Foto, contatore, carburante e firma del cliente sul posto chiudono le contestazioni prima che nascano, e permettono di addebitare i danni piccoli senza litigare con nessuno.
Se il noleggio è il vostro mestiere principale e non un servizio accessorio, la pagina che vi riguarda è quella dedicata al gestionale per il noleggio, che entra nel merito di contratti e tariffe. Questa resta utile per la parte flotta: manutenzioni, scadenze e costo per mezzo.
Le piattaforme di fleet management in abbonamento sono buone e costano poco per mezzo, finché la flotta è omogenea: auto aziendali, furgoni, contratti standard. Diventano strette quando nel parco ci sono mezzi d'opera, rimorchi, attrezzature intercambiabili, macchine operatrici a ore motore o veicoli assegnati a cantiere invece che a persona.
E c'è il tema dei dati: le piattaforme in abbonamento tengono i vostri dati di flotta sui loro sistemi, e uscire significa ricominciare. Su una flotta che gestite da vent'anni è una dipendenza che vale la pena valutare con attenzione.
Se avete dieci auto aziendali e contratti di noleggio a lungo termine, un prodotto pronto costa meno e parte domani: ve lo diciamo. Il su misura si giustifica quando il parco è misto, quando i costi devono arrivare nelle commesse, o quando la flotta è parte del servizio che vendete.
Prima anagrafica e scadenze: è la tappa che evita i fermi.
La prima tappa in produzione, con anagrafica mezzi, documenti e scadenzario, parte in genere dalla fascia media delle quattro cifre. Cresce con i consumi, il costo per chilometro e le integrazioni con le carte carburante. Cifra dopo il sopralluogo, poi fissa per tappa.
Nella maggior parte dei casi sì: i fornitori di localizzazione espongono i dati di chilometri e percorsi, e da lì si alimentano scadenze e costo per chilometro senza inserimenti a mano. Va verificato fornitore per fornitore prima di metterlo in preventivo, perché non tutti lo permettono con lo stesso contratto.
Di norma sì. I circuiti principali forniscono i movimenti in formato scaricabile o tramite un canale automatico, e abbinarli al mezzo giusto è la parte che elimina più lavoro manuale in amministrazione. Dove non c'è nulla si lavora sul file mensile, che funziona comunque.
Sì, ed è uno dei motivi per cui i prodotti generalisti vanno stretti a chi ha macchine operatrici. Ogni mezzo ha il contatore che gli spetta, e le manutenzioni si legano a quello. In un parco misto convivono senza che nessuno debba convertire niente a mano.
Non all'inizio. Si parte dall'ufficio, e l'app si aggiunge quando serve raccogliere dal campo: rifornimenti, chilometri, anomalie segnalate con una foto, checklist di partenza. È una tappa successiva e si ripaga se gli autisti sono molti.
Gestione autoparco, software gestione autoparco, gestionale noleggio auto, gestionale autonoleggio, gestionale noleggio con conducente, software gestione parco mezzi: cambia la parola secondo il mestiere, ma la domanda di fondo è sempre quanto costa davvero ogni mezzo e chi ce l’ha adesso.
La differenza vera è fra chi i mezzi li usa e chi li noleggia. Nel primo caso il conto che serve è il costo per chilometro e per mezzo, con carburante, manutenzioni, assicurazioni e fermi. Nel secondo il cuore è la disponibilità: cosa è libero in quelle date, contratti, franchigie, stato del mezzo alla consegna e al rientro. Per il noleggio di attrezzature e macchinari la pagina dedicata è gestionale per il noleggio.
