Pratiche e fascicoli
Ogni pratica con il suo stato, il responsabile, i documenti, i soggetti coinvolti e la storia di cosa è stato fatto. Una persona che rientra da tre settimane di assenza capisce dove è arrivata la pratica in due minuti.
Home/Gestionali & CRM/Gestionale studi professionali
Studi professionali
Gestionale per studi professionali.
Studi tecnici, di progettazione, di consulenza: il lavoro è fatto di pratiche che durano mesi, scadenze che non si possono sbagliare e ore che nessuno registra con precisione. Poi si emette la parcella e si scopre che quella pratica è costata il doppio di quello che valeva.
Cosa gestisce
Quattro cose che negli studi convivono fra cartelle di rete, calendari personali e memoria.
Scadenze e adempimenti
Le scadenze legate alla pratica, non a un calendario personale. Con avviso a chi tocca, escalation se resta ferma e nessuna dipendenza dal fatto che il titolare si ricordi.
Ore per pratica e per persona
Registrazione rapida delle ore, anche a fine giornata in trenta secondi. Serve a sapere quali tipi di incarico rendono e quali si fanno per abitudine.
Preventivi e parcelle
Preventivo, acconti, stato del pagato e parcella costruita da quello che è stato fatto davvero. Con il confronto fra preventivato e consuntivo per ogni incarico.
Dove si recupera di piu
Se non sai quanto è costata una pratica, non sai cosa farti pagare
Negli studi professionali la marginalità non si perde su un incarico grosso: si perde su una categoria di incarichi piccoli che si accettano da sempre, a un prezzo fissato anni fa, e che nel frattempo sono diventati più complicati. Senza le ore registrate per pratica quella categoria è invisibile.
Non serve un rilevamento maniacale. Bastano ore approssimate per pratica, inserite in modo così rapido che le persone lo facciano davvero: una lista delle pratiche su cui si è lavorato oggi e un campo per le ore. Un dato approssimato che esiste vale infinitamente più di un dato preciso che nessuno inserisce.
La seconda cosa che si recupera è la puntualità. In molti studi le scadenze vivono nella testa di una o due persone. Funziona, fino al giorno in cui quella persona è in ferie o cambia studio. Le scadenze legate alla pratica, con un responsabile e un avviso, toglierebbero un rischio che nessuno ha messo su un foglio.
- Registrazione ore in pochi secondi. Se costa più di mezzo minuto al giorno non verrà fatta, e il progetto è inutile.
- Consuntivo per tipo di incarico. Non per singola pratica: per categoria. È lì che si scoprono i lavori da rivedere o da non prendere più.
- Scadenze con responsabile ed escalation. La scadenza è della pratica, non della persona. Se nessuno la tocca, sale.
- Documenti versionati, non duplicati. Fine dei file chiamati revisione finale 3 definitiva: una versione corrente e uno storico.
Perche su misura
Nessun software di categoria descrive il vostro studio
Il software di categoria esiste e per gli adempimenti obbligatori è la scelta giusta: normative che cambiano, tracciati che vanno aggiornati, invii telematici. Quel pezzo non ha senso rifarlo su misura e non lo proponiamo.
Quello che i prodotti di categoria non fanno è il vostro modo di lavorare: il flusso interno di una pratica, i passaggi fra le persone, i controlli prima di uscire con un documento, il modo in cui misurate la redditività. Lì il su misura è utile, e conviene costruirlo accanto al software di categoria e non contro.
Concretamente: gli adempimenti restano dove sono, e il gestionale su misura gestisce pratiche, ore, scadenze interne e documenti, leggendo le anagrafiche da un'unica fonte per non tenere due elenchi clienti che divergono.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Ogni tappa lascia qualcosa che lo studio usa il giorno dopo.
- Mezza giornata in studioSeguiamo due o tre pratiche vere dall'arrivo alla parcella. È il modo più rapido per vedere i passaggi a mano e i punti in cui si ferma tutto.
- Taglio e preventivoTappe a prezzo fisso. Di solito si parte da pratiche e scadenze, poi ore e parcelle.
- Prima tappa in usoQuattro-sei settimane. La formazione si fa sulle pratiche vere dello studio, non su dati di prova.
- Tappe successiveOre, consuntivi, archivio documenti, portale per il cliente.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi intestati allo studio. Assistenza a richiesta.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Sostituisce il software di categoria che usiamo?
No, e non dovrebbe. Gli adempimenti obbligatori e gli invii telematici restano nel prodotto di categoria, che li tiene aggiornati alle normative. Il gestionale su misura copre il lavoro interno: pratiche, scadenze, ore, documenti. I due si collegano e condividono le anagrafiche.
Quanto costa?
La prima tappa in produzione parte in genere dalla fascia medio-alta delle quattro cifre. Su uno studio piccolo che vuole solo pratiche e scadenze si può stare sotto. La cifra la diciamo dopo mezza giornata in studio, e poi è fissa per tappa.
Le persone registreranno davvero le ore?
Solo se costa pochi secondi. Un modulo con cliente, pratica, attività, ore e note obbligatorie viene compilato per due settimane e poi abbandonato. Una lista delle pratiche aperte con un campo ore accanto viene compilata per anni. Questa differenza la progettiamo insieme.
Dove finiscono i documenti e chi li vede?
In un archivio con permessi per ruolo, versioni e ricerca sul contenuto. Possono stare su un vostro spazio cloud o su un server in studio: la scelta dipende da che tipo di dati trattate e da cosa vi impone il vostro codice deontologico, e va decisa prima, non dopo.
Possiamo dare al cliente un accesso ai suoi documenti?
Sì, ed è una delle tappe che i clienti apprezzano più di tutte: un'area dove trovano i documenti della loro pratica e lo stato di avanzamento, al posto della mail con l'allegato da cercare. Va progettata con attenzione a cosa è visibile e cosa no.