Accettazione e preventivo
Veicolo, cliente, storico degli interventi e preventivo compilato in accettazione, con ricambi e manodopera. Il cliente riceve il preventivo mentre è ancora lì, non il giorno dopo per telefono.
Home/Gestionali & CRM/Gestionale officina meccanica
Officine
Gestionale per officina meccanica.
In officina il problema non è la contabilità: è che il preventivo è su un foglio, la scheda di lavorazione su un blocco, i ricambi ordinati a voce e le scadenze dei tagliandi nella testa del titolare. Ogni passaggio funziona finché c'è chi se lo ricorda.
Cosa gestisce
Quattro aree che nella maggior parte delle officine oggi vivono separate.
Schede di lavorazione
La commessa di officina con le ore per meccanico, i ricambi impegnati e le lavorazioni esterne. È da qui che si capisce quali interventi sono redditizi e quali si fanno per abitudine.
Ricambi e magazzino
Giacenze, impegni per intervento, ordini a fornitore e resi. Serve soprattutto a smettere di scoprire che il pezzo non c'è quando la vettura è già sul ponte.
Scadenze e richiami
Tagliandi, revisioni, cambi gomme e garanzie con avviso automatico al cliente. È la funzione che riporta lavoro in officina senza spendere in pubblicità.
Dove si recupera di più
Le scadenze sono il lavoro che hai già
Un'officina con un migliaio di veicoli in anagrafica ha ogni mese decine di clienti che avrebbero una revisione, un tagliando o un cambio gomme in scadenza. Nella pratica ne torna una parte, quelli che si ricordano da soli. Gli altri finiscono da chi li ha chiamati per primo, che spesso è una catena con un sistema che manda un messaggio automatico.
È il pezzo di gestionale che si ripaga più in fretta, perché non crea domanda nuova: recupera quella che avevi già e che stai perdendo per silenzio. Un promemoria mandato con tre settimane di anticipo, con la possibilità di prenotare rispondendo, riporta una quota consistente di quei clienti.
Il resto del gestionale — accettazione, schede, ricambi — serve a far funzionare l'officina senza dipendere dalla memoria di una persona. Ma se dovessimo indicare la tappa da cui partire, nove volte su dieci è questa.
- Storico per veicolo, non per cliente. In officina la memoria utile è legata alla targa: cosa è stato fatto, quando, con quali ricambi.
- Preventivo consegnato in accettazione. Ricambi e manodopera calcolati sul momento, con listini aggiornati.
- Ricambi impegnati per intervento. Si sa cosa è prenotato per quale vettura prima di metterla sul ponte.
- Promemoria automatici. Tagliandi, revisioni e stagionali avvisati per messaggio o email, con prenotazione in risposta.
Perché su misura
Le officine non lavorano tutte allo stesso modo
I gestionali per officina in commercio sono costruiti sul modello dell'autoriparazione generalista con concessione. Se sei un'officina indipendente, o lavori su mezzi pesanti, macchine agricole, movimento terra o veicoli speciali, ti accorgi presto che metà dei campi non ti servono e i tre che ti servirebbero non ci sono.
Il su misura ha senso esattamente in quei casi, e non ha senso quando un prodotto standard copre già il lavoro: se è così lo diciamo, anche se significa non fare il progetto. La domanda pratica da farsi è quanto costa il canone per postazione in tre anni rispetto a uno sviluppo che poi resta vostro.
In ogni caso partiamo da quello che avete già. La contabilità e la fatturazione restano dove sono, e il gestionale di officina ci si collega invece di sostituirle.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Dopo ogni tappa c'è un risultato utilizzabile in officina.
- Mezza giornata in officinaGuardiamo come si lavora davvero: accettazione, banco, magazzino, uscita. È l'unico modo per capire dove si perde tempo, perché in riunione non emerge.
- Taglio e preventivoIl lavoro viene diviso in tappe con prezzo fisso. Di solito si parte da anagrafica veicoli e scadenze, che è dove si recupera prima.
- Prima tappa in usoTipicamente quattro-sei settimane. La formazione la facciamo sul posto, non con un manuale.
- Tappe successiveSchede di lavorazione, ricambi, integrazione con la fatturazione. Una alla volta, misurando il risultato.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi intestati a voi. Assistenza a richiesta.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Quanto costa un gestionale per officina su misura?
La prima tappa in produzione parte in genere dalla fascia medio-alta delle quattro cifre. Dipende dalle aree coperte e dai collegamenti richiesti: la cifra la diciamo dopo il sopralluogo, e poi è fissa per tappa.
Conviene rispetto a un prodotto già pronto?
Dipende dal numero di postazioni e da quanto il prodotto standard si adatta al vostro lavoro. Su un'officina piccola e generalista spesso conviene il prodotto pronto, e lo diciamo. Su officine con lavorazioni particolari o con molte postazioni il su misura si ripaga in due o tre anni e poi resta vostro.
Si collega al programma di fatturazione che usiamo?
Nella maggior parte dei casi sì: il gestionale di officina prepara i dati e la fattura viene emessa dal programma che già usate, senza doppia digitazione. Lo verifichiamo prima di promettere qualcosa.
I meccanici riusciranno a usarlo?
Se è progettato per loro sì. Le schermate del banco devono avere pochi pulsanti grandi e funzionare con le mani sporche su un tablet. È esattamente il motivo per cui veniamo a guardare come lavorate prima di disegnare qualsiasi cosa.
Possiamo mandare i promemoria via WhatsApp?
Sì, attraverso i canali ufficiali per i messaggi aziendali, oppure via SMS ed email. La scelta dipende da quanti clienti avete e da quale canale usano davvero: in molte officine il messaggio funziona meglio della telefonata perché non interrompe nessuno.
Pagine collegate
Gestionale per autonoleggio
Caso studio: GRG Performance
Gestionale di magazzino
Gestionale per la produzione
Gestionale trasporti e logistica
Quanto costa un gestionale
Gestionali e CRM su misura
Gestionale commesse
Controllo di gestione
Gestionali in Veneto
Gestionale per impiantisti
App rapportini di lavoro
Software gestione flotte
Gestione interventi tecnici