Il rapportino, in due minuti
Cliente, intervento, ore, materiali usati e note. Con i valori proposti in base a dove si trova e a cosa aveva in programma, così i campi da toccare sono pochissimi.
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App per i tecnici
App per i rapportini di lavoro.
Il rapportino di carta è il punto in cui le aziende di servizi perdono più soldi senza vederlo. Ore scritte male, materiali dimenticati, fogli che arrivano in ufficio dieci giorni dopo, e una parte del lavoro che non entra mai in fattura perché non si riesce più a ricostruire cosa è stato fatto.
Cosa fa l'app
Quattro cose, fatte in modo che un tecnico le completi in due minuti.
Anche senza campo
In centrale termica, in cabina, in un capannone o in galleria l'app continua a funzionare. I dati si allineano da soli quando torna la copertura, senza che il tecnico debba ricordarsi di premere niente.
Foto e firma del cliente
Le foto del prima e del dopo restano attaccate all'intervento, e la firma del cliente si prende sul posto con il dito. È la prova che chiude le discussioni sulle contestazioni.
In ufficio arriva pronto
L'intervento chiuso compare in ufficio subito, con le ore e i materiali già imputati. Da lì diventa una proposta di fattura senza che nessuno ricopi niente.
Quanto vale
Quello che non arriva in fattura non compare in bilancio
La perdita dei rapportini di carta è invisibile per costruzione: un intervento che nessuno fattura non produce un numero rosso da nessuna parte, semplicemente non esiste. Per questo nelle aziende di servizi non se ne parla mai, mentre si discute per giorni di uno sconto del 3% a un cliente.
Quando si passa al digitale la cifra salta fuori nel primo trimestre, perché il confronto fra interventi chiusi e interventi fatturati diventa possibile. Nelle imprese di installazione e manutenzione con cui abbiamo lavorato è la voce che ripaga il progetto più in fretta di qualsiasi altra.
Il secondo effetto è sul tempo dell'ufficio. Trascrivere rapportini è un lavoro di ore alla settimana che non produce niente: non è un risparmio di personale, è quel personale che torna a fare cose utili, tipo sollecitare i pagamenti o preparare preventivi.
- Niente doppia digitazione. Quello che scrive il tecnico è il dato: non esiste un passaggio di ricopiatura, quindi non esistono errori di ricopiatura.
- Materiali scaricati dal magazzino giusto. Anche dal furgone, se gestite magazzini mobili.
- Il cliente firma sul posto. E riceve il rapportino per email nello stesso momento, con le foto.
- Le ore diventano fatturabili subito. La fattura esce a giorni dall'intervento, non a fine mese quando il cliente ha già dimenticato.
Perche su misura
Le app generiche di rapportini le abbandonano tutti
Di app per i rapportini ce ne sono decine, in abbonamento per utente. Il motivo per cui vengono adottate e poi abbandonate è sempre lo stesso: hanno i campi di un settore generico, quindi il tecnico deve compilare cose che non gli servono e non trova quelle che gli servono. Dopo tre settimane il foglio di carta torna nel furgone, in parallelo all'app, e a quel punto avete due sistemi e nessun dato.
Un'app su misura può avere quattro campi invece di venti, chiamarli come li chiamate voi, e proporre da sola quello che l'app generica pretende di far scegliere. Non è una questione di estetica: è la differenza fra un sistema usato e un abbonamento pagato a vuoto.
E costa meno di quanto sembra, perché il perimetro è piccolo: un'app di rapportini ben fatta è un progetto di poche settimane, non di mesi. Se invece avete due tecnici e un prodotto in abbonamento vi basta, lo diciamo.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Una prima versione in mano ai tecnici in poche settimane, e da lì si aggiusta.
- Un giro con un tecnicoMezza giornata in furgone. Serve a vedere in che ordine servono i campi e cosa si può eliminare: è il novanta per cento della riuscita.
- Taglio e preventivoPrima tappa: il rapportino e l'invio in ufficio. Le integrazioni con il gestionale vengono dopo, quando l'app è già in uso.
- Prima tappa in usoIn genere tre-cinque settimane, su Android e iPhone. La formazione ai tecnici dura mezz'ora, se l'app è fatta bene.
- Correzioni sul campoDopo due settimane di uso vero si sistemano le cose che nessuno poteva prevedere a tavolino. È una tappa prevista, non un imprevisto.
- ConsegnaSorgente, documentazione e account degli store intestati a voi. Assistenza a richiesta.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Funziona su Android e su iPhone?
Sì. Per un'app di rapportini usiamo di norma una base sola che gira su entrambi, perché fa risparmiare una quota consistente del progetto e in questo tipo di applicazione non c'è nessuno svantaggio pratico. Se serve una funzione di sistema particolare, si valuta caso per caso.
Quanto costa un'app per i rapportini?
La prima versione in mano ai tecnici sta in genere nella fascia media delle quattro cifre, se il perimetro è il rapportino e l'invio in ufficio. Cresce con le integrazioni: magazzino, ciclo di fatturazione, portale per il cliente. La cifra la diciamo dopo il giro con un tecnico, poi è fissa per tappa.
I nostri tecnici non sono giovani. La useranno?
È la domanda giusta, e la risposta dipende interamente dal disegno delle schermate. Quattro campi grandi, i materiali scelti da una lista di dieci voci frequenti, la firma col dito e nessun campo obbligatorio inutile: così la usano tutti. Con venti campi non la usa nessuno, a nessuna età.
Si collega al gestionale che usiamo già?
Nella maggior parte dei casi sì, e conviene farlo in una seconda tappa. Prima verifichiamo che il vostro gestionale abbia un canale per ricevere i dati: se è un prodotto chiuso, lo diciamo prima di metterlo nel preventivo, non a metà lavoro.
I dati dove restano?
Sul telefono mentre il tecnico lavora, e su un server che scegliete voi quando si allineano: un vostro spazio cloud oppure un server in azienda. Non teniamo noi i dati dei vostri clienti, e gli accessi sono intestati a voi dal primo giorno.
Come la cercate
App per rapportini di lavoro e rapportini di cantiere
Le formulazioni sono molte per la stessa esigenza: app per rapportini di lavoro, app rapportini di cantiere, app rapportini cantiere, app per cantieri, rapportino di lavoro digitale, software rapportini. Cambia il settore di chi cerca, non lo strumento.
Una differenza pratica però esiste, e determina come si progetta l'app. Nell'assistenza tecnica il rapportino è per intervento: un cliente, un impianto, due ore, tre materiali, una firma. In cantiere il rapportino è per giornata: una squadra, otto ore, le lavorazioni eseguite, i mezzi e i noli impiegati. Sono due schermate diverse, e un'app che prova a fare entrambe con gli stessi campi riesce male in tutte e due.
Per questo abbiamo una pagina dedicata all'app per la gestione dei cantieri, che parte dal rapportino giornaliero di squadra, e questa che parte dall'intervento. Se avete bisogno anche del registro delle presenze con entrate, uscite e straordinari, quella è una terza cosa ancora e ne parliamo nella pagina sull'app per timbrature e ore di lavoro.