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Codici, descrizioni, prezzi, attributi e immagini partono dal gestionale e arrivano sul sito. Una modifica si fa in un posto solo, e il posto è quello dove lavora l'azienda.
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Integrazioni
E-commerce collegato al gestionale.
Un negozio online che non parla con il gestionale sembra funzionare per i primi mesi. Poi il volume sale, e qualcuno passa le giornate a ricopiare ordini, aggiornare giacenze a mano e spiegare a un cliente che quel pezzo in realtà non c'era. Il problema non è il sito: è che ci sono due verità.
Cosa si sincronizza
Quattro flussi che, messi in ordine, eliminano il lavoro manuale.
Giacenze
La disponibilità sul sito segue quella vera, con la regola che decidete voi: scorta di sicurezza, articoli in arrivo, magazzini esclusi. Fine delle vendite di merce che non c'è.
Ordini
L'ordine dal sito entra nel gestionale con il cliente giusto, il pagamento registrato e le righe corrette. Nessuno lo ridigita, quindi nessuno lo sbaglia.
Documenti e spedizione
Fattura o ricevuta emesse dal gestionale, numero di tracciamento che torna al cliente per email. Il giro si chiude senza passaggi a mano.
Il problema vero
Due sistemi che non si parlano producono due verità
Quando il sito e il gestionale hanno ciascuno il proprio elenco di articoli e le proprie giacenze, la divergenza non è un rischio: è una certezza matematica. Basta un carico registrato in un posto e non nell'altro, un reso, un articolo fuori produzione. Dopo poche settimane nessuno sa più quale dei due numeri è quello giusto, e la risposta al cliente diventa un controllo a mano.
Il costo non è solo il tempo di chi ricopia. È il venduto perso sugli articoli che il sito mostra esauriti mentre in magazzino ci sono, e sono gli ordini annullati per quelli che il sito mostra disponibili mentre non ci sono. La seconda categoria costa anche recensioni.
La soluzione non è un software in più: è decidere quale sistema è la fonte della verità per ciascun dato, e poi far viaggiare quel dato in una sola direzione. Nella quasi totalità dei casi il gestionale è la fonte per articoli, prezzi e giacenze, e il sito è la fonte per gli ordini e per i clienti nuovi. Scritto così sembra ovvio, ma è esattamente il passaggio che nei progetti falliti non è stato fatto.
- Una sola fonte per ogni dato. Deciso prima di scrivere codice, e scritto nero su bianco.
- Sincronizzazione con una coda, non a raffica. I dati passano in modo ordinato e ripetibile, e se un passaggio salta si recupera da solo.
- Scorta di sicurezza configurabile. La disponibilità pubblicata non è la giacenza nuda: è la giacenza meno una soglia che decidete voi.
- Un registro di cosa è passato. Quando qualcosa non torna, serve poter vedere quale messaggio è arrivato e quando. Senza quello si discute a vuoto.
Come si fa in pratica
Dipende da cosa il vostro gestionale lascia fare
Il fattore che decide tempi e costo non è la piattaforma del sito: è il gestionale. Alcuni hanno interfacce documentate e il lavoro è lineare. Altri sono chiusi, e allora si lavora su viste del database, su file scambiati a intervalli o su un modulo di esportazione che va acquistato dal fornitore. Sono strade tutte praticabili, ma con costi e limiti diversi, e vanno valutate prima.
Per questo la prima cosa che facciamo è una verifica tecnica di mezza giornata sul vostro gestionale: cosa espone, con quale frequenza, con quali limiti. Costa poco, e il risultato è un preventivo che sta in piedi invece di una stima ottimistica da correggere a metà lavoro.
Se il gestionale è davvero chiuso lo diciamo, con le opzioni che restano: scambio di file a intervalli, un intermediario, oppure valutare se un cambio di gestionale ha senso per motivi che vanno oltre l'e-commerce. Quello che non facciamo è promettere un tempo reale che quel sistema non può dare.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Prima le giacenze e gli ordini: sono il 90% del lavoro manuale.
- Verifica tecnica del gestionaleMezza giornata per capire cosa espone e con quali limiti. È la tappa che evita i preventivi sbagliati.
- Mappa dei datiSi decide per iscritto chi è la fonte di ogni dato e cosa succede nei casi strani: reso, articolo sospeso, cliente che esiste due volte.
- Prima tappa in usoGiacenze e ordini. In genere tre-cinque settimane, con una settimana in cui il vecchio metodo resta attivo in parallelo.
- Tappe successiveAnagrafiche e schede, listini per cliente, fatturazione, tracciamento spedizioni.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi vostri, con il registro dei passaggi consultabile da voi.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Funziona con il nostro gestionale?
Nella maggior parte dei casi sì, ma la risposta seria arriva dopo mezza giornata di verifica. I gestionali italiani si dividono fra quelli che espongono interfacce documentate e quelli chiusi: nel primo caso il lavoro è lineare, nel secondo si passa per viste del database o scambi di file, con limiti che vi diciamo prima di firmare.
Quanto costa collegare e-commerce e gestionale?
La tappa che copre giacenze e ordini sta in genere nella fascia media delle quattro cifre quando il gestionale collabora. Se serve passare da esportazioni e file, il costo sale e i tempi di aggiornamento si allungano. La verifica tecnica iniziale serve esattamente a darvi una cifra che tiene.
Le giacenze si aggiornano in tempo reale?
Dipende da cosa permette il gestionale. Dove c'è un'interfaccia vera si arriva a pochi minuti di ritardo, che nella pratica è tempo reale. Dove si passa da file, l'aggiornamento è a intervalli, per esempio ogni ora. Quello che conta è dichiararlo e tararci sopra la scorta di sicurezza, non promettere l'istante.
Vale anche per i marketplace?
Sì, ed è lo stesso schema: Amazon, eBay o un portale di settore diventano altri canali che leggono le stesse giacenze e scaricano ordini nello stesso gestionale. Il punto delicato è la scorta: vendere lo stesso pezzo su tre canali richiede una soglia più prudente, non un software più complicato.
Serve rifare il sito?
Non necessariamente, e spesso non conviene. Se il vostro e-commerce funziona ed è su una piattaforma diffusa, l'integrazione si costruisce sopra quello che c'è. Rifarlo ha senso per altri motivi — prestazioni, conversione, SEO — e in quel caso è un progetto diverso che si valuta separatamente.
Come lo cercate
Gestionale con e-commerce, e-commerce con gestionale
Le due formulazioni che sentiamo più spesso sono gestionale con ecommerce e ecommerce con gestionale, e descrivono lo stesso obiettivo da due punti di partenza diversi. Chi dice la prima ha già un gestionale e vuole vendere online; chi dice la seconda ha già un negozio online e non vuole più ricopiare gli ordini. Il lavoro tecnico è quasi identico, cambia solo quale sistema comanda su quale dato.
Attenzione a una formula che si incontra spesso nei preventivi: gestionale con ecommerce integrato. A volte indica un prodotto unico che fa entrambe le cose, e in quel caso l'integrazione non esiste perché è un sistema solo; sembra la soluzione più semplice, e lo è, ma vi lega a un fornitore per tutto e il negozio online che ne esce è raramente competitivo. Altre volte indica esattamente il lavoro descritto in questa pagina, cioè due sistemi collegati bene. Chiedete di quale delle due si tratta prima di confrontare due cifre.
La nostra posizione, dopo diversi progetti di questo tipo: tenete il gestionale che conoscete, tenete o rifate il negozio online sulla piattaforma giusta per vendere, e investite nel collegamento fra i due. Costa più di un prodotto unico e vi lascia libere entrambe le scelte, che su un canale di vendita vale molto.