Emissione dai dati veri
La fattura nasce da quello che è stato fatto: interventi chiusi, consegne, canoni, ore approvate. Nessuno riprende i dati da un foglio e nessuno dimentica un intervento.
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Ciclo delle fatture
Fatturazione elettronica automatizzata.
La fattura elettronica in sé la fanno tutti i programmi. Quello che nessuno automatizza è il contorno: i dati da raccogliere prima di emetterla, le fatture dei fornitori da controllare contro gli ordini, i pagamenti da riconciliare. È lì che un'azienda perde giorni di lavoro ogni mese.
Cosa si automatizza
Quattro passaggi che in molte aziende sono ancora a mano, ogni mese.
Ciclo passivo controllato
La fattura del fornitore si confronta con l'ordine e con la merce arrivata. Prezzi diversi, quantità diverse e articoli non ordinati emergono prima del pagamento, non dopo.
Riconciliazione dei pagamenti
Movimenti bancari abbinati alle fatture in automatico, con solo i casi dubbi da guardare. Lo scaduto vero si vede tutti i giorni, non a fine mese.
Solleciti che partono da soli
Promemoria graduati sullo scaduto, con la cronologia di cosa è già stato mandato. È il lavoro che nessuno ha mai tempo di fare e che vale più di uno sconto.
Dove si recupera di piu
I soldi non sono nel programma di fatturazione: sono nello scaduto
In una PMI italiana lo scaduto è quasi sempre più grande di quanto il titolare pensa, e più vecchio. Non per cattiva volontà: per mancanza di un meccanismo. Sollecitare richiede di sapere chi deve cosa oggi, e se quel dato si ricostruisce a mano una volta al mese, i solleciti partono una volta al mese, tardi e a caso.
Con la riconciliazione automatica lo scaduto è un elenco aggiornato ogni mattina. Da lì un sollecito garbato a sette giorni, uno più fermo a trenta e un blocco degli ordini a sessanta sono tre regole che funzionano da sole. L'effetto sui giorni medi di incasso si vede in un trimestre, ed è liquidità che non costa interessi.
L'altro recupero è nel ciclo passivo. Le fatture dei fornitori che non corrispondono all'ordine sono una percentuale piccola ma costante, e senza un controllo automatico si pagano tutte. Confrontarle contro ordini e bolle è un lavoro noioso per una persona e istantaneo per un programma.
- La fattura nasce dal lavoro fatto. Non da una ridigitazione: se un intervento è chiuso, la fattura c'è.
- Scaduto aggiornato ogni giorno. Non una situazione mensile: un elenco che si guarda in trenta secondi.
- Solleciti a scaletta, automatici. Con la traccia di cosa è già partito, così nessuno sollecita due volte o mai.
- Differenze fornitore evidenziate. Prezzo, quantità e articoli fuori ordine segnalati prima del pagamento.
Chiarezza su cosa facciamo
Non sostituiamo il vostro programma di fatturazione
Il programma che emette il file verso lo Sistema di Interscambio e gestisce la conservazione a norma resta dove è, e deve restarci: quel pezzo segue regole che cambiano e che un fornitore specializzato mantiene aggiornate. Rifarlo su misura non conviene a nessuno e non lo proponiamo.
Quello che costruiamo è tutto quello che sta prima e dopo: raccogliere i dati giusti, comporre la proposta di fattura, controllare il ciclo passivo, riconciliare, sollecitare, dare visibilità. Il programma di fatturazione riceve dati puliti ed emette, come ha sempre fatto.
Detta in modo pratico: se oggi qualcuno prende note, rapportini o consegne e le ribatte nel programma delle fatture, quel passaggio si può eliminare. Se invece il vostro problema è che il programma di fatturazione non vi piace, quella è una scelta di fornitore e ve lo diciamo senza girarci intorno.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Prima il passaggio che oggi costa più ore.
- Mezza giornata in amministrazioneGuardiamo il giro di una fattura attiva e di una passiva. Le ore sprecate si contano, non si stimano.
- Verifica tecnicaCosa espongono il gestionale e il programma di fatturazione. Da qui il preventivo diventa affidabile.
- Primo flusso in produzioneIn genere due-quattro settimane. Di solito si parte dall'emissione dai dati veri o dalla riconciliazione.
- Flussi successiviCiclo passivo, solleciti, fatturazione ricorrente, cruscotto dello scaduto.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi vostri, con il registro dei passaggi consultabile.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Emettete voi le fatture verso lo Sistema di Interscambio?
No, e non è il nostro mestiere. L'invio e la conservazione a norma restano al vostro programma o al vostro intermediario, che li tiene aggiornati alle regole. Noi automatizziamo la raccolta dei dati, i controlli e la riconciliazione, e passiamo al vostro programma dati già corretti.
Quanto costa automatizzare il ciclo delle fatture?
Un primo flusso, per esempio l'emissione dai dati veri o la riconciliazione dei pagamenti, sta in genere nella fascia bassa o media delle quattro cifre. Dipende quasi interamente da quanto collaborano i programmi che avete, ed è per questo che la verifica tecnica viene prima del preventivo.
La riconciliazione bancaria funziona con la nostra banca?
Nella maggior parte dei casi sì. Le banche italiane mettono a disposizione i movimenti in formati standard, e per i conti aziendali esistono canali automatici. Dove non c'è nulla si lavora sull'estratto conto scaricato, che è meno elegante e funziona comunque. Lo verifichiamo banca per banca prima di promettere.
Serve anche a chi fattura pochi documenti al mese?
Quasi mai, e lo diciamo. Con venti fatture al mese il lavoro manuale è mezza giornata e l'automazione non si ripaga. Il conto inizia a tornare intorno a qualche centinaio di documenti, oppure quando i dati da raccogliere prima della fattura sono molti e sparsi, che è il caso delle aziende di servizi e di manutenzione.
Possiamo mandare i solleciti in automatico senza sembrare aggressivi?
Sì, e il tono conta più della tecnologia. Un promemoria cortese a pochi giorni dalla scadenza, con la fattura allegata e un riferimento a chi chiamare, viene letto come un servizio. Le regole di scaletta e i testi li scriviamo insieme a voi, perché sono comunicazione commerciale e non un dettaglio tecnico.