Lotti e scadenze
Ogni ingresso ha un lotto, un fornitore, una scadenza e una posizione. Le uscite seguono la regola che scegliete voi, prima scade prima esce oppure prima entra prima esce, senza doverci pensare ogni volta.
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Agroalimentare
Gestionale per l'agroalimentare: lotti e tracciabilità.
Nell'alimentare la domanda che conta è una sola: se domani arriva una non conformità su un lotto, quanto tempo serve per sapere da quali materie prime è nato, in quali prodotti è finito e a quali clienti è stato spedito? Se la risposta è due giorni di telefonate e faldoni, il problema non è la burocrazia.
Cosa gestisce
Quattro aree che nell'alimentare si tengono insieme o non si tengono affatto.
Tracciabilità in due direzioni
Da un lotto di materia prima a tutti i prodotti e i clienti che l'hanno ricevuta, e da un prodotto finito indietro a tutti i lotti che lo compongono. In pochi clic, non in due giorni.
Lavorazioni e rese
Quanto entra, quanto esce, quanto si perde in lavorazione. La resa reale per prodotto e per periodo è il numero che dice se un articolo guadagna davvero.
Qualità e non conformità
Controlli con esito, blocco del lotto, registrazione delle non conformità e delle azioni prese. È anche quello che un auditor chiede di vedere.
Dove si vede la differenza
Il richiamo si prepara prima che serva
Un richiamo o un ritiro non si giudica da come è andato: si giudica da quanto tempo è servito a sapere esattamente cosa era coinvolto. Un'azienda che risponde in mezz'ora ritira due pallet. La stessa azienda senza dati ritira una settimana di produzione, perché non sa distinguere, e paga la differenza in prodotto buttato e in credibilità con la catena.
La cosa utile da fare, e quasi nessuno la fa, è provarlo a freddo: prendere un lotto qualsiasi, chiedersi dov'è finito e cronometrare. È una prova di mezz'ora che dice più di qualsiasi audit, e di solito convince più di ogni preventivo.
Il secondo punto è la resa. Nell'alimentare il margine sta in decimi di punto di resa e in cali che nessuno misura. Un gestionale che confronta quanto è entrato con quanto è uscito, lavorazione per lavorazione, trova soldi dove nessuno li cercava, e li trova ogni mese.
- Lotto obbligatorio dall'ingresso. Se il lotto si può saltare in ricezione, tutta la catena a valle è finzione.
- Uscite guidate dalla scadenza. Il sistema propone il lotto da prelevare, l'operatore non decide a occhio.
- Etichette stampate dal gestionale. Lotto, scadenza e codice a barre generati dai dati veri, non ricopiati a mano.
- Prova di richiamo periodica. Una simulazione ogni tanto, cronometrata. È l'unico modo di sapere se la tracciabilità funziona.
Perche su misura
La lavorazione è vostra, non del settore
I gestionali alimentari in commercio gestiscono bene il caso generale: ingresso, magazzino, uscita, lotto. Si fermano quando la lavorazione è particolare, e nell'alimentare italiano è quasi sempre particolare. Una cantina, un caseificio, un salumificio, un'azienda di quarta gamma e un pastificio hanno rese, fasi e unità di misura che non si assomigliano per niente.
Il su misura serve a descrivere la vostra trasformazione così com'è, comprese le unità doppie, i cali di stagionatura, le rilavorazioni e gli scarti che rientrano. È la parte che, forzata dentro un prodotto standard, produce dati che nessuno usa perché nessuno si fida.
Se invece comprate e rivendete senza trasformare, un prodotto standard va benissimo e ve lo diciamo. Il su misura si giustifica quando c'è una lavorazione da rappresentare o un obbligo da dimostrare, non per principio.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Si parte da lotti e tracciabilità: è la tappa che serve subito.
- Mezza giornata in stabilimentoSeguiamo un lotto dall'arrivo alla spedizione. Dove si perde il filo si vede solo guardando, non chiedendo.
- Taglio e preventivoTappe a prezzo fisso. Prima lotti, scadenze e tracciabilità; poi rese, qualità e integrazioni.
- Prima tappa in usoQuattro-sei settimane. La formazione si fa in reparto, con i terminali veri e le mani fredde.
- Tappe successiveRese di lavorazione, controlli qualità, etichette, collegamento con la fatturazione o con l'EDI dei clienti.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi vostri. Assistenza a richiesta.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Il gestionale ci mette a norma per la tracciabilità?
Nessun software mette a norma da solo: la norma chiede procedure applicate e documentate, e il software serve a renderle praticabili e dimostrabili. Quello che possiamo garantire è che, se il dato viene inserito, il percorso di un lotto a monte e a valle si ricostruisce in pochi minuti con una stampa presentabile a un auditor.
Quanto costa un gestionale per un'azienda alimentare?
La prima tappa in produzione parte in genere dalla fascia medio-alta delle quattro cifre; se servono terminali in reparto e stampa etichette, la tappa è più corposa. La cifra la diciamo dopo il sopralluogo e poi è fissa.
Funziona con i terminali e i lettori che abbiamo già?
Nella maggior parte dei casi sì, e conviene partire da quelli. Prima di comprare hardware nuovo verifichiamo cosa sopportano i vostri: in cella frigorifera e in ambienti umidi la scelta del terminale conta più del software.
Gestisce le unità di misura doppie, per esempio pezzi e chili?
Sì, ed è uno dei motivi principali per cui nell'alimentare i prodotti generalisti vanno stretti. Peso, pezzi, cassette e pallet devono convivere con i loro rapporti reali, compresi i pesi variabili per lotto.
Possiamo collegarlo all'EDI della catena con cui lavoriamo?
Nella maggior parte dei casi sì: ordini, conferme e documenti di trasporto verso la grande distribuzione sono un'integrazione che si fa, ma va trattata come una tappa a sé perché ogni catena ha le sue specifiche e i suoi tempi di certificazione.
HACCP e registrazioni
Software HACCP e registrazioni obbligatorie
Chi cerca un «software HACCP» ha in mente due cose molto diverse, e la differenza decide se vi serve un prodotto pronto o un sistema vostro. La prima è il manuale di autocontrollo e i moduli da compilare: temperature, sanificazioni, controlli in accettazione. Per questa parte esistono applicazioni in abbonamento che costano poche decine di euro al mese, sono fatte bene e vi consigliamo di usarle. Non ha senso svilupparle.
La seconda è il collegamento fra quelle registrazioni e la produzione vera: il lotto, la materia prima entrata, il fornitore, la resa, la partita uscita, il cliente a cui è andata. Quando una registrazione HACCP resta in un’app separata, davanti a un controllo o a un ritiro dovete ricostruire a mano il legame fra il dato di controllo e la partita. È esattamente il lavoro che non si riesce a fare in fretta quando serve farlo in fretta.
Il metro pratico è questo: se le registrazioni servono solo a essere in regola, un prodotto pronto basta e ve lo diciamo. Se servono anche a dimostrare in mezz’ora dove è finita una partita, allora devono stare dove stanno i lotti, cioè nel vostro sistema di tracciabilità.