Viaggi, mezzi e autisti
Chi parte, con quale mezzo, con quale carico, quando rientra. Con le disponibilità reali davanti — revisioni, ferie, ore di guida — invece che ricostruite a memoria ogni mattina.
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Trasporti e logistica
Software gestionale per trasporti e logistica.
Viaggi, mezzi, autisti, documenti di trasporto, un tariffario diverso per ogni cliente. È un settore in cui quasi tutti i dati nascono fuori dall'ufficio — sul piazzale, in cabina, davanti al magazzino del destinatario — e in cui il gestionale a pacchetto dà per scontato che qualcuno, più tardi, li riscriva a mano. Di solito è vero. Ed è lì che se ne vanno le ore e il margine.
Cosa mettiamo in ordine
Un gestionale su misura non prova a fare tutto. Copre bene le aree dove state perdendo più tempo, e lascia fuori il resto finché non serve.
Documenti e prove di consegna
DDT, CMR, bolle, firme e foto attaccate al viaggio a cui appartengono. Quando il cliente contesta una consegna di tre mesi fa, il documento si trova in dieci secondi e non in un raccoglitore.
Tariffari e fatturazione
A peso, a volume, a bancale, a chilometro, con minimi e supplementi. Ogni cliente ha il suo accordo: il calcolo lo fa il software, una volta sola, non l'amministrazione a fine mese.
Costo reale per viaggio
Carburante, pedaggi, ore, fermi, ritorni a vuoto. Quali tratte e quali clienti stanno effettivamente marginando, mentre si può ancora rinegoziare.
Perché qui il gestionale si rompe fuori dall'ufficio
Nella maggior parte delle aziende il dato nasce a una scrivania. Nel trasporto no: nasce dove c'è la merce. L'ora vera di scarico la sa l'autista, il pezzo mancante lo vede il magazziniere, il fermo di due ore lo subisce chi aspetta al cancello. Tutto questo arriva in ufficio più tardi, per telefono o su un foglio, e qualcuno lo ribatte. Il doppio inserimento non è una cattiva abitudine: è il modo in cui il software costringe a lavorare quando non è stato pensato per un'azienda che si muove.
Poi c'è la fatturazione, che in questo settore è il vero punto di rottura. Due aziende di trasporto della stessa dimensione fatturano in modi diversi: una a peso con minimi per spedizione, l'altra a bancale con supplementi per zona disagiata e adeguamento carburante mensile. Un pacchetto copre due o tre di questi modi. Per tutti gli altri si esce in un foglio di calcolo, e da quel momento il numero vero sta lì, non nel gestionale.
Un software gestionale trasporti deve tenere insieme tre cose che di solito vivono su fogli separati: i viaggi, i documenti e il costo reale per viaggio. Finché restano separati il margine per cliente è una stima, e le stime sui trasporti sbagliano quasi sempre per difetto.
- Il dato si registra dove succede. Un'interfaccia povera e veloce sul telefono o su un terminale in magazzino vale più di dieci report: elimina il passaggio in cui l'informazione si perde o invecchia.
- Ogni cliente ha il suo accordo. Le condizioni si scrivono una volta e valgono per sempre, comprese le eccezioni. Le eccezioni sono il motivo per cui i pacchetti non bastano.
- I vostri Excel non si buttano. Anagrafiche, tariffari e storico dei viaggi si importano dentro. Il gestionale nasce già pieno di quello che avete costruito finora.
- Nessun costo per postazione. Ufficio, piazzale, magazzino, mezzi. Con le licenze a utente ogni punto in più è un costo che torna ogni anno. Qui il software è vostro e i terminali li mettete dove servono.
Come lavoriamo
Un metodo chiaro,
zero sorprese.
Sai sempre a che punto siamo, quanto costa e quando arriva.
- Seguiamo il giro completoDall'ordine del cliente alla fattura: chi prende la commessa, chi assegna il mezzo, dove torna indietro il documento, quali dati vengono riscritti due volte.
- PrioritàDecidiamo insieme da dove partire. Quasi sempre è l'area che fa perdere più ore alla settimana, non quella più appariscente.
- Prototipo delle schermateVe le mostriamo prima di costruirle, comprese quelle che useranno autisti e magazzino: chi le usa tutti i giorni deve poter dire la sua quando cambiare costa poco.
- Sviluppo e migrazione dei datiCostruiamo il primo modulo e ci portiamo dentro anagrafiche, tariffari e storico che avete già.
- AffiancamentoRestiamo mentre le persone imparano a usarlo, in ufficio e sul campo, e correggiamo quello che alla prova dei fatti si rivela scomodo. Poi si aggiunge il modulo successivo.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Abbiamo già un gestionale per la contabilità. Va buttato?
Quasi mai. Nella maggior parte dei casi la parte amministrativa funziona ed è l'operativo a non essere coperto: viaggi, documenti, tariffari. Si costruisce la parte che manca e la si collega a quello che c'è, invece di rifare tutto da capo e riportare dentro anni di storico contabile.
Gli autisti devono per forza usare un'app?
No, e forzarlo è il modo più veloce per far fallire il progetto. Si può partire lasciando la carta com'è e togliendo solo il doppio inserimento in ufficio. Dove invece l'app ha senso — foto della merce, firma del destinatario, orario reale di scarico — si tiene volutamente povera: tre schermate, caratteri grandi, funziona anche senza campo e sincronizza dopo.
Si collega ai portali dei committenti, al telepass, al GPS dei mezzi?
Dipende da cosa mette a disposizione il fornitore, ed è giusto dirlo prima di firmare. Molti sistemi di localizzazione e molti portali espongono un export o un canale di collegamento, e in quel caso i dati entrano da soli. Altri no: lì si continua a caricare un file a mano, e almeno lo sapete dal primo giorno invece che al terzo incontro.
Quanto tempo prima che sia usabile?
Il primo modulo, quello che risolve il problema più grosso, di solito è in mano alle persone in poche settimane. Non si aspetta la fine del progetto per iniziare a usarlo: si parte da un'area, la si vede funzionare, poi si aggiunge la successiva.
Il software resta nostro?
Sì, ed è la differenza principale rispetto a un pacchetto in abbonamento. Il codice e i dati sono vostri: non c'è una licenza da rinnovare per continuare a lavorare, non c'è un costo che cresce ogni volta che aggiungete un mezzo o una postazione, e se un domani volete farlo portare avanti a qualcun altro potete. Vi consegniamo il codice e la documentazione, non una chiave che possiamo spegnere.
Facciamo il conto insieme.
Quante ore alla settimana se ne vanno a ribattere documenti, a rincorrere un DDT e a rifare i conti su un tariffario cambiato? Una call basta per stimarlo.
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Le formulazioni sono molte e non sono sinonimi perfetti: software gestione trasporti, software gestionale logistica, gestionale logistica trasporti, gestionale autotrasporti, gestionale per autotrasportatori, software gestionale autotrasporti, gestionale spedizioni, software gestione spedizioni, software spedizionieri, programma gestione trasporti, software logistica e spedizioni. Dietro ognuna c'è un mestiere un po' diverso, e vale la pena distinguerli perché il progetto cambia.
Chi cerca un gestionale autotrasporti ha mezzi propri e autisti dipendenti: il cuore sono viaggi, ore di guida, consumi, manutenzioni e costo per chilometro. Chi cerca un software spedizionieri non ha mezzi o ne ha pochi: compra trasporto da terzi e rivende, quindi il cuore sono tariffari di acquisto e di vendita, margine per spedizione e tracciamento di quello che fanno gli altri. Chi cerca un software gestione trasporti conto terzi sta nel mezzo: mezzi propri più padroncini, con la complicazione dei conti da tenere separati.
Il pezzo che accomuna tutti e tre è la digitalizzazione dei documenti di trasporto. La digitalizzazione dei DDT non è un adempimento: è il modo di chiudere il cerchio fra viaggio fatto, consegna provata e fattura emessa. Una prova di consegna con firma e foto raccolta dal telefono dell'autista è anche l'unica difesa quando un cliente contesta una mancanza tre settimane dopo.
Sulla gestione trasporti con Excel, che è il punto di partenza della maggior parte delle aziende: il foglio di calcolo regge bene la pianificazione di pochi viaggi e crolla su tre cose, sempre le stesse. Non sa dire il margine per viaggio, non arriva sul telefono dell'autista e non sopravvive al fatto che a compilarlo sia una persona sola. Se riconoscete queste tre, il momento è arrivato, e ne parliamo nella guida su come sostituire Excel con un gestionale.
Se invece il vostro problema principale non è il viaggio ma il parco mezzi — revisioni, tachigrafi, manutenzioni, consumi e costo per targa — la pagina dedicata al software gestione flotte entra nel merito di quello.
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