Preventivo e budget di commessa
Il preventivo diventa il budget: ore previste per fase, materiali, lavorazioni esterne. Da quel momento ogni consuntivo si confronta con quel numero invece che con una sensazione.
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Gestione commesse
Software gestionale per commesse.
Chi lavora su commessa scopre quasi sempre a lavoro finito se ci ha guadagnato. Il preventivo è un foglio di calcolo, le ore sono su un quaderno, i materiali stanno nel gestionale e nessuno dei tre parla con gli altri. Il margine si conosce mesi dopo, quando non si può più correggere nulla.
Cosa gestisce
Quattro aree, che nella maggior parte delle aziende oggi stanno in strumenti separati.
Ore e avanzamento
Rilevazione delle ore per commessa e per fase, da tablet o telefono anche in cantiere. È il dato che manca più spesso ed è quello che determina il margine.
Materiali e acquisti
Materiali impegnati e consumati per commessa, ordini a fornitore collegati, costi delle lavorazioni esterne. Tutto imputato dove è stato speso, non a magazzino generico.
Margine e scostamenti
Il confronto tra preventivato e consuntivo aggiornato in continuo, con la segnalazione quando una commessa sfonda il budget mentre è ancora in corso.
Il problema vero
Sapere il margine mentre la commessa è aperta
Conoscere il margine a consuntivo serve alla contabilità, non alla gestione. Se scopri a gennaio che la commessa chiusa a settembre ha perso il quindici percento, hai un'informazione storica: non puoi rifare il preventivo, non puoi rinegoziare la variante, non puoi spostare la squadra. Puoi solo evitare di ripetere l'errore, sempre che tu riesca a capire dove sia stato.
L'obiettivo di un gestionale commesse è spostare quell'informazione indietro nel tempo. Con le ore rilevate quotidianamente e i materiali imputati alla commessa, alla terza settimana si vede già se il consumo sta correndo più veloce dell'avanzamento. A quel punto una variante si può ancora far pagare e una squadra si può ancora spostare.
Questo è anche il motivo per cui la rilevazione ore è la parte del progetto su cui insistiamo di più. È la meno gradita — a nessuno piace timbrare per commessa — ed è quella senza cui tutto il resto è un esercizio contabile.
Un software gestionale commesse risponde a una domanda che in molte aziende resta senza risposta fino a fine anno: questa commessa, chiusa oggi, quanto ha reso davvero? Ore, materiali, fornitori e imprevisti raccolti mentre succedono, non ricostruiti dopo.
- Preventivo che diventa budget. Non due documenti scollegati: il preventivo approvato è il metro di paragone di tutto il resto.
- Ore rilevate dove si lavora. Da telefono o tablet, in poche battute, anche senza connessione. Se richiede tempo, non viene fatta.
- Costi imputati alla commessa. Materiali, lavorazioni esterne, trasferte e noleggi finiscono dove sono stati spesi.
- Allarme sugli scostamenti. La segnalazione arriva mentre la commessa è aperta, non nel bilancio dell'anno dopo.
Convivere con il gestionale che hai
Non si butta via niente
Quasi nessuno ha bisogno di sostituire il gestionale. La contabilità, il ciclo attivo e passivo e il magazzino di solito funzionano: quello che manca è lo strato di commessa, che nei gestionali generalisti o non c'è o è talmente rigido da non essere usato.
Quindi il progetto normale è un'applicazione che si affianca, legge anagrafiche, articoli e documenti dal sistema esistente e restituisce i dati di commessa. Nessuna doppia digitazione e nessuna migrazione, che è la voce più costosa e rischiosa di qualunque progetto gestionale.
Quando l'integrazione tecnica non è possibile — capita con software vecchi o chiusi — lo diciamo durante l'analisi e proponiamo l'alternativa, che di solito è uno scambio file programmato. Meno elegante, e comunque molto meglio di ricopiare a mano.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Dopo ogni tappa c'è un risultato utilizzabile in produzione.
- Analisi del processoCome nasce una commessa, chi la preventiva, chi rileva le ore oggi e dove si perdono i costi. Ne esce la stima di quanto costa l'attuale mancanza di dati.
- Taglio e preventivoIl lavoro viene diviso in tappe con prezzo fisso. Di norma si parte da ore e avanzamento, che è dove si recupera di più.
- Prima tappa in produzioneRilevazione ore e stato commesse in uso, tipicamente in quattro-otto settimane. Da subito si vede qualcosa che prima non si vedeva.
- Materiali, acquisti, marginiLe tappe successive completano il quadro economico, una alla volta, misurando ogni volta il risultato.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi intestati a te. Assistenza a richiesta, mai come obbligo.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Quanto costa un gestionale commesse su misura?
La prima tappa in produzione si colloca in genere tra la fascia medio-alta delle quattro cifre e l'inizio delle cinque. Dipende da quante fasi ha il vostro processo e da quanti sistemi va collegato: la cifra la diciamo dopo l'analisi, e poi è fissa per tappa.
Perché non un prodotto già pronto?
Se ne esiste uno che segue il vostro processo, compratelo: costa meno e lo diciamo volentieri. Il su misura ha senso quando il prodotto standard costringe a cambiare il modo di lavorare, oppure quando il canone per utente su venti persone supera in due anni il costo di uno sviluppo dedicato.
I nostri operai useranno davvero la rilevazione ore?
Solo se richiede pochi secondi. Per questo la progettiamo per il telefono, con la commessa già proposta in base a dove si trova la persona e alle sue ultime imputazioni. Le rilevazioni che chiedono dieci campi non vengono compilate, e a quel punto il progetto è inutile.
Si collega al nostro gestionale?
Nella maggior parte dei casi sì, leggendo anagrafiche, articoli e documenti. Lo verifichiamo durante l'analisi, prima di promettere qualcosa: se il vostro software è chiuso, proponiamo uno scambio file programmato.
Cosa succede se ci fermiamo dopo la prima tappa?
Tenete tutto quello che è stato costruito, con sorgente e documentazione. È il motivo per cui la prima tappa è sempre quella che porta il beneficio maggiore: deve reggersi da sola.
Come lo cercate
Software per la gestione delle commesse
Software gestione commesse, software gestionale commesse, programma gestione commesse, gestione commesse aziendali, controllo commesse: la richiesta arriva quasi sempre dopo una brutta sorpresa, cioè una commessa chiusa in perdita che sembrava andare bene.
Il motivo per cui succede è quasi sempre lo stesso: le ore e i materiali si sanno a consuntivo, settimane dopo. Quando il dato arriva, la commessa è finita e non c’è più niente da correggere. Un sistema di gestione commesse serve prima di tutto a saperlo mentre succede, non a fare una relazione più bella alla fine. Il resto — preventivo, avanzamento, fatturazione a stati — viene dopo.
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