Prima nota e movimenti
Entrate e uscite registrate quando succedono, non a fine trimestre. Con causale, controparte e allegato del documento. Serve a sapere a metà mese come sta andando il mese, non a fare il bilancio.
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Amministrazione
Software di contabilità aziendale.
Partiamo da una cosa che quasi nessun fornitore vi dirà: la contabilità fiscale non serve rifarla. Il bilancio lo deposita il commercialista con il suo software, e va benissimo così. Quello che manca quasi sempre è il pezzo prima, dentro l'azienda: sapere cosa è stato speso, per quale lavoro, e cosa scade la settimana prossima.
Il pezzo mancante
Cosa costruiamo e cosa no
Non sostituiamo il software del commercialista. Costruiamo la parte amministrativa che vive dentro l'azienda e che oggi, quasi sempre, sta su tre fogli di calcolo diversi.
Scadenzario attivo e passivo
Cosa incassate e cosa pagate, con date reali e stato. È la funzione che, da sola, ripaga metà del progetto: le insolvenze si vedono in anticipo e le scadenze fiscali non arrivano di sorpresa.
Centri di costo e commesse
Ogni costo attribuito al lavoro, al cantiere, al reparto o alla linea che lo ha generato. È l'unico modo per sapere quale commessa guadagna davvero e quale è in perdita mentre è ancora in corso.
Riconciliazione bancaria
I movimenti del conto confrontati in automatico con fatture e pagamenti registrati. Quello che non torna resta in evidenza. Fa risparmiare le giornate di fine mese passate a spuntare righe.
Ciclo passivo e approvazioni
La fattura del fornitore arriva, viene collegata all'ordine, passa da chi deve approvarla e solo dopo va in pagamento. Toglie gli acquisti fuori controllo e le fatture pagate due volte.
Dati pronti per il commercialista
Un tracciato di esportazione concordato con il vostro studio, generato con un clic. Niente più registrazioni doppie, niente più faldoni consegnati a marzo.
Il ragionamento
Perché la contabilità fiscale
non basta a governare un'azienda
La contabilità che tiene il commercialista è fatta per un obiettivo preciso: rendere conto allo Stato di quello che è successo. È accurata, è obbligatoria, ed è per definizione in ritardo. A giugno sapete com'è andato l'anno prima.
Chi manda avanti un'azienda ha bisogno di un'altra cosa: sapere oggi se quella commessa sta andando in perdita, se il cliente che chiede altri trenta giorni ne ha già novanta scoperti, se quel reparto costa più di quanto rende. Sono domande a cui il bilancio risponde troppo tardi perché la risposta sia utile.
Questa seconda contabilità — si chiama controllo di gestione, ma il nome conta poco — non ha vincoli di forma. Deve solo essere fedele al modo in cui lavorate: se lavorate a commessa i costi vanno per commessa, se lavorate a lotti vanno per lotto. È esattamente il motivo per cui un pacchetto standard fatica: impone le sue categorie alle vostre.
Il punto pratico è che i dati per farla li avete già. Sono negli ordini, nelle bolle, nei rapportini dei tecnici, nelle fatture dei fornitori. Il lavoro non è raccoglierli da zero, è metterli in comunicazione.
Con quello che avete
Si collega,
non sostituisce.
Se usate già un gestionale — Danea, Zucchetti, TeamSystem, Fatture in Cloud, o un programma su misura vecchio di quindici anni — la parte amministrativa si aggancia a quello, non lo butta. Si legge quello che c'è, si scrive quello che serve, e nessuno deve reinserire niente due volte.
Sulla fatturazione elettronica ci appoggiamo a un intermediario accreditato per lo SdI: è più sicuro e più economico che costruire e mantenere un canale proprio. Le fatture escono dal vostro sistema ed entrano nel ciclo passivo già collegate all'ordine.
Con la banca il collegamento passa dai tracciati standard (CBI, MT940, estratti conto in CSV) oppure dalle API dove la banca le espone. Il risultato è lo stesso: i movimenti entrano da soli e la riconciliazione smette di essere un lavoro manuale.
Con il commercialista concordiamo il tracciato prima di scrivere il codice. È una telefonata di venti minuti che evita mesi di attriti, e nella nostra esperienza gli studi collaborano volentieri: ricevere dati puliti conviene anche a loro.
Come si procede
Prima i numeri che servono,
poi il resto.
- Analisi di mezza giornataGuardiamo come registrate oggi, quali fogli di calcolo girano, cosa chiede il commercialista e quali domande vi fate che oggi restano senza risposta.
- Prima tappa: scadenzario e prima notaLe due funzioni che si usano tutti i giorni e che danno il risultato più immediato. Da qui in poi si smette di rincorrere le scadenze.
- Seconda tappa: costi per commessaSi collegano ordini, rapportini e fatture fornitore ai lavori. È la parte che cambia il modo in cui si fanno i preventivi l'anno dopo.
- Terza tappa: banca e commercialistaRiconciliazione automatica ed esportazione concordata. Si attiva quando i dati delle prime due tappe sono puliti, mai prima.
FAQ
Le domande che ci fanno sempre.
Quanto costa un software di contabilità aziendale su misura?
Parte da 1.500 euro IVA inclusa per scadenzario e prima nota collegati a quello che già usate. Il prezzo sale con i centri di costo, la riconciliazione bancaria e il ciclo passivo con approvazioni. Il preventivo è a prezzo fisso e arriva dopo mezza giornata di analisi.
Sostituisce il software del commercialista?
No, e non deve. Il commercialista continua a tenere la contabilità fiscale con i suoi strumenti. Noi costruiamo la parte gestionale interna e concordiamo con lui un tracciato di esportazione, così i dati passano una volta sola e senza reinserimenti.
Gestisce la fatturazione elettronica?
Sì, appoggiandosi a un intermediario accreditato per lo Sistema di Interscambio. Le fatture attive partono dal vostro gestionale e le passive entrano già collegate all'ordine di acquisto. Costruire un canale proprio verso lo SdI raramente conviene.
Possiamo tenere il gestionale che usiamo già?
Sì, ed è la strada che consigliamo quando quello che avete funziona. Si costruisce sopra la parte che manca e si collegano i due sistemi. Rifare tutto da zero ha senso solo quando il gestionale attuale non è più aggiornabile o non espone i dati.
Serve anche a chi ha meno di dieci dipendenti?
Spesso sì, soprattutto se lavorate a commessa o a cantiere: sono le aziende in cui un lavoro in perdita si scopre a fine anno. Se invece vendete pochi prodotti standard con margini noti, un buon scadenzario può bastare e ve lo diciamo.
Come si calcolano i costi per commessa?
Sommando tre cose: le ore delle persone, prese dai rapportini o dalle timbrature; i materiali, presi dalle bolle e dal magazzino; i costi esterni, presi dalle fatture dei fornitori collegate alla commessa. Il margine si aggiorna mentre il lavoro è in corso, non dopo.
I dati sono al sicuro?
Stanno su server nell'Unione Europea, con backup giornalieri e ripristino provato. Gli accessi sono per ruolo: chi registra non vede i margini, chi decide non deve passare dall'amministrazione per avere un numero.
Quanto tempo serve per partire?
La prima tappa è operativa in sei-otto settimane. Il recupero dello storico dai fogli di calcolo esistenti è la parte più lunga e la facciamo noi: di solito si carica l'anno in corso e si archivia il resto.
Volete vedere se ha senso per voi?
Mezz'ora di call gratuita: ci dite come registrate oggi e quali domande restano senza risposta, e vi diciamo quale pezzo costruire per primo — o se quello che avete basta già.
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