Disponibilità e planning
Un calendario per mezzo e per categoria con impegnato, prenotato e in manutenzione. Chi risponde al telefono vede in due secondi cosa c'è di libero e cosa si può proporre in alternativa.
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Noleggio
Gestionale per il noleggio.
Attrezzature, macchine operatrici, veicoli, ponteggi: nel noleggio il fatturato dipende da una domanda che arriva al telefono dieci volte al giorno, e cioè se quel mezzo è libero da giovedì. Se la risposta sta su un calendario di carta o nella testa di una persona, si dice no a lavori che si potevano prendere.
Cosa gestisce
Il ciclo di un mezzo che esce e rientra, ripetuto centinaia di volte l'anno.
Contratti e tariffe
Preventivo e contratto con tariffe a giorno, settimana e mese, franchigie, trasporto, assicurazione e cauzione. Con le condizioni che cambiano per cliente, perché cambiano sempre.
Consegna e rientro
Stato del mezzo all'uscita e al rientro con foto, ore o chilometri, carburante e danni rilevati. È la parte che evita le discussioni, perché la prova c'è.
Manutenzioni e scadenze
Tagliandi a ore motore, revisioni, verifiche periodiche obbligatorie. Un mezzo fermo per una scadenza dimenticata è fatturato perso due volte.
Dove si recupera di piu
Il numero che manca è quanto rende ogni mezzo
Nel noleggio il conto si fa per mezzo, e quasi nessuno lo fa. Un mezzo che gira il 70% dei giorni disponibili e uno che gira il 25% stanno nello stesso bilancio, e il secondo si nota solo quando qualcuno propone di comprarne un altro uguale. Il tasso di utilizzo per mezzo e per categoria è il dato che cambia le decisioni d'acquisto, e uscirne significa smettere di immobilizzare capitale in ferro fermo.
Accanto all'utilizzo va messo il costo: manutenzioni, riparazioni, trasporti e danni non addebitati. Un mezzo molto noleggiato che consuma tutto in officina non è un buon mezzo, ed è una scoperta che si fa solo se i costi sono imputati alla matricola.
La terza cosa che si recupera è meno strategica e più immediata: gli addebiti che si perdono. Carburante non reintegrato, ore in più, ritardi nel rientro, piccoli danni. Con lo stato registrato in consegna e in rientro, quelle voci si fatturano senza litigare con nessuno.
- Utilizzo per mezzo e per categoria. Il dato che dice cosa comprare, cosa vendere e su cosa alzare la tariffa.
- Costi imputati alla matricola. Manutenzioni, ricambi, trasporti e danni sul singolo mezzo, non in un totale di reparto.
- Stato documentato all'uscita e al rientro. Foto e firma sul posto: le contestazioni si chiudono prima di iniziare.
- Scadenze tecniche che avvisano. Revisioni e verifiche periodiche legate alle ore reali, non a una data teorica.
Perche su misura
Le tariffe del noleggio non stanno in un modulo standard
I prodotti per il noleggio esistono, in genere tarati sul noleggio auto o sull'edilizia leggera. Vanno stretti appena le vostre condizioni si complicano: scaglioni di durata che si sovrappongono, mezzi che escono in composizione con accessori, trasporto calcolato a distanza, contratti con canone minimo garantito e conguaglio a ore, cauzioni gestite in modo diverso per tipo di cliente.
Quando il programma non sa rappresentare la tariffa, l'ufficio la calcola a mano su un foglio e la ricopia dentro. A quel punto il gestionale registra, ma non controlla più niente, e il prezzo dipende da chi è di turno.
Il su misura ha senso per questo: mettere la vostra regola di prezzo dentro il sistema. Se invece noleggiate poche categorie con tariffe semplici, un prodotto pronto costa meno e parte subito, e lo diciamo.
Come lavoriamo
A tappe,
con prezzi fissi.
Prima tappa: disponibilità e contratti. È quella che libera il telefono.
- Mezza giornata fra ufficio e piazzaleAscoltiamo qualche telefonata vera e guardiamo come esce e rientra un mezzo. Il collo di bottiglia è quasi sempre lì.
- Taglio e preventivoTappe a prezzo fisso. Prima disponibilità, preventivi e contratti; poi consegne, manutenzioni e conti.
- Prima tappa in usoQuattro-sei settimane. Formazione a chi risponde al telefono, che è la persona che decide se il progetto funziona.
- Tappe successiveStato del mezzo con foto, manutenzioni a ore, fatturazione ricorrente, redditività per matricola, area clienti.
- ConsegnaSorgente, documentazione e accessi intestati a voi. Assistenza a richiesta.
Domande frequenti
Le risposte che servono davvero.
Funziona per noleggio con operatore e a freddo insieme?
Sì, ma sono due modelli di prezzo diversi e vanno progettati entrambi: il noleggio a caldo porta dentro le ore dell'operatore, le trasferte e i tempi morti, quello a freddo si basa su durata e franchigie. Averli nello stesso sistema serve a capire quale dei due rende di più, che è una domanda che molte aziende non hanno mai potuto porsi.
Quanto costa un gestionale per il noleggio?
La prima tappa in produzione parte in genere dalla fascia medio-alta delle quattro cifre. Il fattore che pesa più di tutti è la complessità del listino: se le tariffe sono semplici, la tappa è corta. Cifra dopo il sopralluogo, poi fissa.
I clienti possono prenotare da soli?
Si può fare, e in alcuni settori funziona bene: un'area riservata dove il cliente abituale vede la disponibilità e manda una richiesta, che resta da confermare da voi. Il consiglio è arrivarci come tappa successiva, quando la disponibilità interna è già affidabile: un portale che mostra dati sbagliati fa più danno che bene.
Gestisce i mezzi a ore motore e quelli a chilometri?
Sì, entrambi, e anche i mezzi che li usano tutti e due. Le manutenzioni si legano al contatore giusto, e il conguaglio sulle ore oltre la soglia si calcola dalla lettura registrata al rientro, con la foto del contatore come prova.
Si collega alla fatturazione elettronica?
Sì. Il contratto chiuso o il canone del mese diventano una proposta di fattura nel programma che già usate, e da lì parte l'invio a SDI. Il gestionale di noleggio non fa il commercialista: prepara i dati corretti e smette.
Un caso vicino
Software gestionale autonoleggio e parco mezzi
Chi noleggia veicoli cerca in genere software gestionale autonoleggio o gestionale autonoleggio, e il nucleo è lo stesso descritto in questa pagina: disponibilità, contratti, tariffe a giorno, settimana e mese, stato del mezzo in consegna e in rientro, conguagli sui chilometri oltre soglia, cauzioni.
Quello che cambia rispetto al noleggio di attrezzature è il peso della parte flotta: revisioni, tachigrafi, assicurazioni, bolli, manutenzioni a chilometri, consumi e costo per chilometro per targa. Se il vostro problema principale è quello — cioè tenere in ordine un parco mezzi, che lo noleggiate o lo usiate voi — la pagina dedicata al software gestione flotte entra nel merito di scadenze, manutenzioni e costo per mezzo.
Nella pratica i due progetti si sovrappongono e si costruiscono insieme: prima l'anagrafica dei mezzi con documenti e scadenze, poi i contratti di noleggio, poi i costi per targa. Diviso così, ogni tappa è utilizzabile da sola.