In moltissime aziende su commessa il preventivo è il collo di bottiglia commerciale: richiede ore, lo sa fare una persona sola, e finché quella persona non trova il tempo l'offerta resta ferma. Nel frattempo il cliente ha ricevuto quella di qualcun altro.
Quattro cose, in un programma gestione preventivi costruito sulle vostre regole.
Materiali a peso o a metro, ore per lavorazione, ricarichi per famiglia, sconti a scaglioni, maggiorazioni per urgenza o per zona di consegna. Tutto quello che oggi sta in un foglio di calcolo o nella testa del preventivista entra nel sistema così com'è.
Chi vende su misura non ha un catalogo: ha combinazioni. Misure, materiali, finiture, accessori, con le regole di compatibilità e i prezzi che ne derivano. Il commerciale configura e il prezzo esce, senza passare dall'ufficio tecnico.
Un'offerta cambia tre o quattro volte prima di chiudersi. Ogni revisione resta tracciata, con cosa è cambiato e chi l'ha chiesto: è la memoria che serve quando il cliente firma la versione due e riceve la tre.
Il preventivo accettato diventa ordine, commessa e distinta base senza reinserire niente. È il passaggio che elimina gli errori peggiori, quelli che si scoprono in produzione.
Nelle aziende su commessa il primo fornitore che risponde con un numero credibile parte avvantaggiato, e non di poco. Il preventivo che arriva dopo una settimana entra in una gara che è già stata impostata da qualcun altro. Il tempo di risposta, in questo mestiere, è parte del prodotto.
Il secondo guadagno è meno visibile e più grosso: la coerenza. Quando le regole stanno nella testa delle persone, due preventivi per lo stesso lavoro fatti da due persone diverse non tornano, e quando il preventivista è in ferie il prezzo lo fa qualcun altro a occhio. Un software gestionale preventivi mette quelle regole in un posto solo, e da quel momento il prezzo non dipende da chi è di turno.
Il terzo è la misura. Con le offerte in un sistema si può finalmente sapere quante se ne chiudono, su quali tipi di lavoro e a quale margine. È una tabella che quasi nessuno ha, e che di solito rivela che una categoria di lavori si vince spesso e si guadagna poco: informazione che cambia il modo di preventivare l'anno dopo.
Questa è la parte che rende i progetti di preventivazione più lunghi del previsto, e va detta prima. Un foglio costruito in dieci anni contiene decine di regole che non stanno scritte da nessuna parte: ricarichi diversi per famiglia, arrotondamenti, eccezioni per tre clienti storici, maggiorazioni per lavorazioni particolari, sconti che si applicano in un certo ordine.
Ricostruirle è un lavoro di archeologia che richiede il preventivista, per qualche ora, con pazienza. È anche l'occasione per accorgersi che due regole si contraddicono e per decidere quale vale — cosa che nessuno aveva mai fatto. Consideratelo parte del progetto e non un intoppo: quel foglio è la descrizione più onesta di come l'azienda fa i prezzi.
Una parola su chi l'ha costruito. Quella persona non è un ostacolo: è la fonte più preziosa del progetto, e spesso teme di perdere il proprio ruolo. Coinvolgerla dall'inizio, dicendo chiaramente che il sistema serve a farle fare venti offerte invece di cinque e non a sostituirla, cambia l'esito più di qualsiasi scelta tecnica.
Il caso tipico è la carpenteria metallica: un software preventivi carpenteria deve partire da pesi, sviluppi, lavorazioni, trattamenti esterni e ore macchina, e quasi nessun prodotto generalista sa rappresentare quel calcolo. Lo stesso vale per chi produce serramenti, arredo su misura, quadri elettrici o impianti, dove il prezzo nasce da una configurazione e non da un listino.
Il segnale che il progetto ha senso è sempre lo stesso: se per fare un'offerta qualcuno apre un foglio di calcolo e ci lavora più di mezz'ora, c'è margine. Se invece vendete articoli a listino con sconti semplici, il vostro gestionale probabilmente basta già e ve lo diciamo.
Per chi vende attraverso agenti, il configuratore ha un secondo effetto: l'agente può preparare l'offerta davanti al cliente invece di promettere di richiamare. Se è il vostro caso, la pagina sull'app per agenti di commercio entra nel merito di listini e raccolta ordini.
Prima una famiglia di prodotti sola, per verificare che i numeri tornino.
La prima tappa su una famiglia di prodotti parte in genere dalla fascia medio-alta delle quattro cifre, e comprende la ricostruzione delle regole di prezzo, che è la parte più delicata. Un configuratore completo su molte famiglie è un progetto più grande e si fa a tappe. Cifra dopo la mezza giornata con il preventivista, poi fissa.
Quasi tutti i gestionali li fanno, ma su righe di articoli a listino. Il problema nasce quando il prezzo va calcolato: pesi, sviluppi, ore, trattamenti, configurazioni. Se per arrivare al numero qualcuno apre comunque un foglio di calcolo e poi ricopia il totale nel gestionale, il gestionale sta registrando un preventivo, non calcolandolo. È lì che si interviene, senza sostituire niente.
Da qualche giornata a due settimane, secondo quante famiglie di prodotto coprite subito. È tempo che va messo in conto e che coinvolge il preventivista: senza di lui non si fa, e con lui si fa in fretta. La raccomandazione è partire da una famiglia sola e verificare che i numeri tornino prima di estendere.
Sì. Il documento di offerta si costruisce sul vostro modello, con condizioni, validità, allegati tecnici e disegni. È la parte che vede il cliente e conta più di quanto sembri: un'offerta chiara e completa riduce i giri di domande e accorcia la trattativa.
È il punto in cui il progetto rende di più: il preventivo accettato diventa ordine, commessa e distinta base senza reinserire niente. Verifichiamo prima che il vostro gestionale possa ricevere questi dati; se è un prodotto chiuso lo diciamo subito, perché cambia il preventivo.
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Chi cerca un programma per fatture e preventivi di solito vende articoli a listino e ha bisogno di un documento pulito: quel bisogno lo copre bene un prodotto in abbonamento da poche decine di euro al mese, e ve lo diciamo invece di proporvi uno sviluppo. Chi cerca un software preventivi per carpenteria metallica ha il problema opposto: il prezzo nasce da pesi, sviluppi, lavorazioni, trattamenti esterni e ore macchina, e nessun prodotto generalista sa rappresentare quel calcolo. E' li' che il su misura si ripaga.
La prova pratica per capire in quale dei due casi siete e' una sola: guardate come nasce un preventivo oggi. Se qualcuno apre un foglio di calcolo e ci lavora piu' di mezz'ora, c'e' margine per un sistema. Se compila tre righe in un gestionale, il gestionale che avete basta.
