Come scegliere un gestionale
Scegliere un gestionale è una decisione che vi accompagna per otto o dieci anni, e nella quasi totalità dei casi viene presa confrontando funzionalità in una tabella. È il modo sbagliato: le tabelle dei fornitori dicono tutte sì a tutto. Questa guida propone un metodo diverso, fatto di domande scomode e di un conto su tre anni.
Aggiornato il 12 settembre 2026 · Danova Tech
In cinque righe
- Non partite dalle funzioni: partite dai vostri due o tre problemi veri. Se non sapete dire quali sono, nessun gestionale li risolverà.
- Chiedete una dimostrazione sui vostri dati, non sui loro. La maggior parte dei fornitori resiste a questa richiesta, e la resistenza è già un'informazione.
- Fate il conto su tre anni, non sul prezzo di acquisto. Canoni per utente, moduli, assistenza, aggiornamenti e giornate di avviamento.
- Chiedete come si esce. Chi non sa spiegarvi come esportare i vostri dati in un formato aperto vi sta vendendo una dipendenza.
- Il su misura non è sempre meglio. È meglio quando avete una lavorazione vostra. Se lavorate come tutti, il prodotto pronto vince.
Prima i problemi, poi i programmi
Il modo più comune di iniziare è chiedere preventivi a tre fornitori e confrontarli. Il modo che funziona è scrivere prima, su un foglio, le due o tre cose che oggi non funzionano e che costano soldi misurabili. Non dieci: due o tre.
Esempi di problemi scritti bene: non sappiamo il margine di una commessa prima di averla chiusa; le giacenze a sistema non corrispondono agli scaffali e spediamo in ritardo; una parte degli interventi non viene fatturata perché i rapportini si perdono; il preventivo richiede quattro ore perché le regole di prezzo stanno nella testa di una persona.
Esempi di problemi scritti male: vogliamo digitalizzarci; ci serve un ERP; vogliamo essere più efficienti. Non sono problemi, sono desideri, e un fornitore ci può far entrare qualunque cosa.
Con due o tre problemi scritti in mano, la valutazione cambia natura: non chiedete più cosa sa fare il vostro software, ma fatemi vedere come il vostro software risolve questo. È una domanda a cui le tabelle non sanno rispondere.
Otto domande da fare a ogni fornitore
Nell'ordine in cui conviene farle. Le risposte, più che il prodotto, vi dicono con chi state trattando.
- Possiamo vedere una dimostrazione con i nostri dati? Anche parziali, anche un solo articolo e un solo cliente. Chi dice di no sta proteggendo qualcosa.
- Quanto costa in tre anni, tutto compreso? Licenze o canoni per utente, moduli, giornate di avviamento, formazione, assistenza, aggiornamenti. Su un foglio, con i numeri.
- Che cosa succede quando arrivano due utenti nuovi? È la domanda che smaschera i modelli a canone per postazione, dove il costo cresce con voi.
- Come esportiamo i nostri dati se un giorno cambiamo? Formati aperti, senza costi aggiuntivi, senza chiedere il permesso. Se la risposta è vaga, è un no.
- Chi fa l'avviamento, e quante giornate sono comprese? L'avviamento è dove i progetti muoiono. Il numero di giornate e il nome della persona sono più importanti di tre funzioni in più.
- Il sistema si collega a quello che abbiamo già? Chiedete come, non se. Interfacce documentate, file scambiati, modulo a pagamento: sono tre risposte molto diverse.
- Chi risponde quando qualcosa non va, e in quanto tempo? Un numero di telefono, un orario e un tempo dichiarato. Non un portale.
- Posso parlare con un cliente simile a noi? Stessa dimensione, stesso settore. Se in dieci anni non c'è nessuno disposto a parlare, è un dato.
Su tre anni, i numeri si ribaltano spesso
Il confronto che cambia le decisioni è quello a tre anni, perché i modelli di prezzo sono costruiti per apparire diversi da come sono. Un prodotto in abbonamento a 60 euro per utente al mese, su quindici persone, fa 32.400 euro in tre anni, a cui si aggiungono l'avviamento e i moduli. Molte aziende scoprono questa cifra dopo, quando l'alternativa non è più sul tavolo.
Un prodotto a licenza con manutenzione annuale ha un esborso iniziale più alto e un costo ricorrente più basso, ma va verificato cosa comprende la manutenzione e cosa succede se non la si paga: in alcuni contratti il software continua a funzionare, in altri no.
Uno sviluppo su misura ha il conto opposto: costo iniziale più alto, nessun canone per utente, e l'asset resta vostro. Si ripaga in genere in due o tre anni contro un abbonamento con molte postazioni, e non si ripaga mai se avete cinque utenti e un processo standard.
Mettete le tre colonne su un foglio con dentro tutto, compresi i vostri giorni di lavoro per l'avviamento, che sono un costo reale anche se non c'è una fattura. La risposta salta agli occhi, e spesso non è quella che vi aspettavate.
I cinque errori che vediamo più spesso
- Comprare tutto subito. Il progetto grande, tutte le aree insieme, avviamento a gennaio. Fallisce per eccesso di fronti aperti. Una tappa alla volta, con un risultato utilizzabile ciascuna.
- Decidere senza chi lavorerà col sistema. Se il magazziniere e il capo reparto non hanno visto niente prima della firma, l'avviamento sarà una guerra. Portateli alla dimostrazione.
- Scegliere il software prima di sapere chi fa i dati. Anagrafiche, distinte, giacenze iniziali: la loro preparazione è la metà nascosta di ogni progetto, e va assegnata a qualcuno con un nome e una data.
- Credere che il gestionale sistemerà i processi. Un processo confuso digitalizzato resta confuso e diventa più rigido. Prima si semplifica, poi si informatizza.
- Ignorare come si esce. Il costo di un gestionale sbagliato non è quello che avete pagato: è il fatto di non poterlo lasciare. Chiedetelo prima della firma, non dopo.
Quando il su misura conviene davvero
Lo scriviamo anche se sviluppiamo gestionali su misura, perché un progetto su misura sbagliato è un problema per tutti, e primo di tutto per noi.
Il su misura conviene quando c'è una lavorazione, una regola di prezzo o un modo di contare che è vostro e che i prodotti non sanno rappresentare: unità di misura doppie, conto lavoro, configurazioni, rese, listini con molte regole. Conviene anche quando il numero di utenti rende i canoni insostenibili, o quando il gestionale è un vantaggio competitivo e non un adempimento.
Non conviene per gli adempimenti obbligatori — contabilità, fatturazione, invii telematici, paghe — dove le regole cambiano e un fornitore specializzato le mantiene per voi a una frazione del costo. Non conviene se lavorate come tutti e vi bastano le funzioni standard. Non conviene se non avete in azienda nessuno che possa dedicare tempo al progetto.
La soluzione che funziona più spesso, nella nostra esperienza, è mista: prodotto standard per la parte obbligatoria, su misura per le due o tre aree che vi distinguono, e un'integrazione fra i due fatta come si deve. Costa meno di un ERP completo e regge meglio negli anni.
Le risposte che servono davvero.
Quanto tempo serve per scegliere un gestionale?
Da sei settimane a tre mesi per una PMI, se il metodo è ordinato: due settimane per scrivere i problemi, tre o quattro per vedere tre fornitori con i vostri dati, una per fare il conto a tre anni. Le scelte fatte in due settimane si pagano dopo, e quelle che durano un anno costano in tempo più di quanto facciano risparmiare.
Meglio un gestionale in cloud o installato in azienda?
Dipende dalla vostra connessione, da quanto è critica la continuità e da chi può occuparsi dei server. Il cloud toglie manutenzione e costa un canone; l'installazione in azienda costa in hardware e competenze e vi rende indipendenti dalla rete. Abbiamo una guida dedicata al confronto, con i casi in cui ciascuna scelta è quella giusta.
Quanto costa un gestionale per una PMI italiana?
Un prodotto in abbonamento parte da poche decine di euro per utente al mese, e su quindici utenti fa cifre a cinque zeri in tre anni. Un gestionale su misura parte in genere dalla fascia medio-alta delle quattro cifre per la prima area in produzione e cresce a tappe. Il numero che conta è il totale a tre anni, con avviamento e assistenza dentro.
Devo cambiare gestionale o migliorare quello che ho?
Nella maggior parte dei casi che vediamo, il gestionale esistente non è il problema: è usato al trenta per cento, e la parte utile vive su fogli di calcolo a fianco. Prima di sostituire, vale la pena chiedersi se il sistema attuale copre già quello che serve e cosa manca davvero. Sostituire è la decisione più costosa e rischiosa fra quelle disponibili.
Chi deve decidere in azienda?
La decisione è della direzione, ma la valutazione deve coinvolgere chi userà il sistema tutti i giorni: magazzino, reparto, amministrazione, commerciale. I progetti che saltano in avviamento sono quasi sempre quelli scelti da due persone e imposti a trenta.