Vendite
Offerte, ordini dei clienti, documenti di trasporto e fatture.
Guida · Gestionale
Cos'è un gestionale: il programma che tiene i conti dell'azienda.
Un gestionale, o sistema gestionale, è il programma dove un'azienda registra quello che fa: cosa vende e a chi, cosa compra, cosa ha in magazzino, cosa produce, quanto incassa e quanto paga. È diverso dai programmi d'ufficio come Excel perché i dati sono uno solo, condiviso, e ogni operazione aggiorna tutte le altre.
I moduli
Cosa fa
un gestionale
Acquisti
Ordini ai fornitori, arrivi della merce e fatture passive.
Magazzino
Giacenze, movimenti, lotti, ubicazioni e inventari.
Produzione
Distinte base, cicli di lavoro, ordini di produzione e avanzamento.
Amministrazione
Scadenze, incassi, pagamenti, fatturazione elettronica e dati per la contabilità.
Report
Fatturato, margini, crediti, prodotti più venduti: i numeri per decidere.
Come funziona
Un dato,
inserito una volta
Il principio di un gestionale è semplice: ogni informazione si inserisce una volta e da lì passa a tutti. L'ordine del cliente prenota la merce in magazzino, il documento di trasporto la scarica, la fattura parte da sola e lo scadenzario sa quando arriverà l'incasso.
Un gestionale può essere un prodotto a pacchetto, uguale per tutti, oppure costruito su misura sui processi dell'azienda. Si usa da un PC in ufficio, dal browser o dal telefono se è in cloud: ne parliamo in gestionale in cloud o su server. Quando un gestionale copre tutta l'azienda si parla spesso di ERP: la differenza è nella guida gestionale, ERP e CRM.
Quando serve
I segnali che
vi serve un gestionale
Gli stessi dati in più file
Ordini in Excel, clienti nell'email, magazzino su carta: ogni copia è un errore in attesa.
Domande senza risposta
Quanto abbiamo in magazzino? A che punto è l'ordine? Se serve una telefonata per saperlo, serve un gestionale.
Ore di ricopiatura
Se qualcuno passa le giornate a riportare dati da un programma all'altro, quelle ore hanno un costo.
Un esempio
Un ordine,
nel gestionale e senza
Senza gestionale: l'ordine arriva per email, qualcuno lo scrive in Excel, il magazzino lo stampa, il documento di trasporto si fa a mano, la fattura si prepara a fine mese ricopiando i dati e l'incasso si controlla sull'estratto conto. Cinque passaggi, cinque possibilità di errore.
Con il gestionale: l'ordine si inserisce una volta, prenota la merce, il magazzino lo vede, il documento di trasporto si genera dall'ordine, la fattura dal documento e lo scadenzario aspetta l'incasso. Ogni passaggio parte da quello prima.
È tutto qui il valore di un gestionale: non fare cose nuove, ma smettere di fare due volte le stesse.
Prima di scegliere
Le domande da fare
a chi vi propone il programma
I dati sono vostri?
Chiedete in che formato potete esportare clienti, articoli e movimenti se un giorno cambiate fornitore.
Cosa succede se cambiano le regole?
Fatturazione, registratori, privacy: chi aggiorna il programma e con quali costi.
Funziona dal telefono?
Chi lavora in sala, in reparto o fuori sede deve poterlo usare senza un PC.
Si collega a quello che avete?
Sito, e-commerce, contabilità, cassa: ogni collegamento mancante è un dato ricopiato a mano.
Chi risponde quando non va?
Un numero, un nome e tempi di risposta scritti nel contratto.
Quanto costa in tre anni?
Licenze, canoni, assistenza e personalizzazioni: confrontate il totale, non il primo anno.
FAQ
Le domande sul gestionale.
Cos'è un gestionale in parole semplici?
È il programma dove l'azienda registra vendite, acquisti, magazzino, produzione e pagamenti, con un'unica base di dati condivisa.
Che differenza c'è fra gestionale ed ERP?
ERP indica un gestionale che copre tutti i processi dell'azienda in modo integrato. Nel linguaggio comune i termini si sovrappongono.
Un gestionale può sostituire Excel?
Sì per i dati che devono essere uno solo e sempre giusti, come ordini e magazzino. Excel resta utile per analisi e prove.
Meglio un gestionale a pacchetto o su misura?
A pacchetto se i vostri processi sono standard; su misura se lavorate in modo particolare e i pacchetti vi costringono a giri strani. Esistono anche soluzioni miste.
Quanto costa un gestionale?
Dipende da moduli, utenti e integrazioni. Un gestionale su misura da noi parte da 1.500 € IVA inclusa: trovate i dettagli in quanto costa un gestionale.
Un gestionale serve anche a una piccola azienda?
Sì, quando gli stessi dati vengono riscritti in più posti o quando servono telefonate per sapere a che punto è un ordine.
Posso partire da un solo modulo?
Sì, ed è il modo più sicuro: si parte dall'area che fa perdere più ore e si aggiunge il resto un modulo alla volta.
Volete capire se vi serve un gestionale?
Mezz'ora per vedere dove perdete ore oggi e cosa servirebbe per recuperarle.
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