Più persone, più copie
Il file viene copiato, inviato, modificato in due posti: le giacenze non tornano più.
Guida · Magazzino
Gestione magazzino con Excel: quando basta e quando no.
Quasi tutte le aziende hanno gestito il magazzino con Excel almeno per un periodo. Per pochi articoli e una sola persona che aggiorna il file può funzionare. Il problema arriva quando gli articoli diventano centinaia, le persone più di una e le giacenze sul file smettono di coincidere con quelle sugli scaffali.
Come impostarlo
Un foglio Excel
fatto bene
- Un foglio articoliCodice, descrizione, unità di misura, scorta minima e ubicazione. Il codice è unico e non si cambia.
- Un foglio movimentiOgni entrata e uscita è una riga con data, codice, quantità e causale. Non si sovrascrivono le giacenze.
- Giacenze calcolateLa giacenza di ogni articolo è la somma dei movimenti, calcolata con una formula, mai scritta a mano.
- Controllo scorteUna colonna che confronta giacenza e scorta minima e evidenzia cosa riordinare.
- Inventario periodicoSi conta, si registrano le differenze come movimenti e si capisce da dove nascono.
I limiti
Dove Excel
comincia a costare
Nessun legame con gli ordini
Excel non sa che un ordine del cliente ha impegnato la merce: si vende quello che non c'è.
Lotti e scadenze
Tracciare lotti, scadenze e ubicazioni a mano diventa un lavoro a tempo pieno.
Niente codici a barre
Ogni movimento si digita, e ogni digitazione è un errore possibile.
Nessuno storico affidabile
Chi ha cambiato cosa, e quando? Il file non lo dice.
Il passo dopo
Dopo Excel,
un passo alla volta
Il passo successivo non deve essere enorme. Spesso basta un'app di magazzino con codici a barre collegata a un piccolo gestionale: i movimenti si registrano leggendo il codice dal telefono e le giacenze sono sempre aggiornate.
Quando il magazzino cresce, con ubicazioni, missioni di prelievo e più operatori, si passa a un gestionale di magazzino o a un WMS. Per il metodo generale vedete sostituire Excel con un gestionale.
Le formule
Le formule
che servono davvero
La giacenza di un articolo è la somma delle entrate meno la somma delle uscite. Nel foglio Giacenze si usa una SOMMA.SE sul foglio Movimenti, filtrando per codice articolo e tipo di movimento: così la giacenza non si scrive mai a mano.
Per le scorte minime basta una colonna che confronta giacenza e scorta minima e una formattazione condizionale che colora di rosso gli articoli da riordinare. Per il valore del magazzino si moltiplica la giacenza per il costo medio.
Due regole evitano gran parte dei problemi: i codici articolo non si cambiano mai e i movimenti non si cancellano, si correggono con un movimento di rettifica. Così il file resta una storia affidabile di cosa è entrato e uscito.
Prima di scegliere
Le domande da fare
a chi vi propone il programma
Quante persone aggiornano il file?
Con più di una, i conflitti sono solo questione di tempo.
Servono lotti e scadenze?
Se sì, Excel diventa fragile molto presto.
Il magazzino è legato agli ordini?
Excel non sa cosa è già stato venduto ma non ancora spedito.
Quanti movimenti al giorno?
Oltre qualche decina, i codici a barre fanno risparmiare ore.
Avete più magazzini?
Trasferimenti e giacenze per sede complicano molto il foglio.
Chi controlla gli errori?
Se nessuno, l'inventario di fine anno sarà una sorpresa.
FAQ
Le domande sul magazzino in Excel.
Si può gestire un magazzino con Excel?
Sì, per pochi articoli e una sola persona che aggiorna il file, con un foglio articoli e un foglio movimenti da cui calcolare le giacenze.
Qual è il limite di Excel per il magazzino?
Quando più persone lavorano sul file, quando servono lotti, scadenze e ubicazioni o quando il magazzino deve collegarsi agli ordini, Excel diventa fonte di errori.
Esiste un modello Excel per il magazzino?
Il modello base ha due fogli, articoli e movimenti, con giacenze calcolate dalle formule. L'importante è non scrivere mai le giacenze a mano.
Cosa usare al posto di Excel?
Un'app con lettura dei codici a barre collegata a un gestionale, oppure un gestionale di magazzino o un WMS quando le dimensioni crescono.
Quanto costa passare a un gestionale di magazzino?
Dipende da articoli, utenti e collegamenti. Un gestionale su misura parte da 1.500 € IVA inclusa per il primo modulo.
Esiste un'alternativa gratuita a Excel?
Esistono programmi gratuiti di base; il punto non è il prezzo ma se il magazzino è collegato agli ordini e se più persone possono lavorarci senza errori.
Posso usare Google Fogli invece di Excel?
Sì, con il vantaggio che più persone vedono lo stesso file; i limiti su ordini, lotti e codici a barre restano gli stessi.
Il vostro foglio Excel non torna più?
Mandatecelo (anche solo la struttura): vi diciamo come sistemarlo o quale passo fare dopo.
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